Privacyverklaring

Versie 14 juni 2018. Bekijk deze pagina regelmatig voor de meest recente versie.

Wij vinden de bescherming van jouw persoonsgegevens belangrijk

Wij hechten groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerken jouw persoonsgegevens met de nodige zorg. De persoonsgegevens die je ons verstrekt, worden verwerkt door Provincie West-Vlaanderen, Koning Leopold III-laan 41 in 8200 Sint-Andries. Het provinciebestuur is dus de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw gegevens. We werken hierbij volgens de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken volgende categorieën van persoonsgegevens:

identificatiegegevens zoals voornaam, familienaam, adres, e-mail, werkgever, functie
elektronische identificatiegegevens zoals IP-adressen, cookies

Deze gegevens komen bij ons terecht:

omdat je ze zelf aan ons hebt bezorgd
omdat we ze verzamelen als je onze sites gebruikt

Wij verwerken ook persoonsgegevens voor statistisch onderzoek, maar deze gegevens zijn gepseudonimiseerd. Dat wil zeggen dat we deze gegevens niet kunnen herleiden tot individuen of personen. Aan de hand van deze gegevens kunnen we jou dus niet meer identificeren.

Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van jouw toestemming.

Met de verwerking van persoonsgegevens proberen we verschillende doelstellingen te realiseren:

Nieuwsbrieven en online communicatie:
Via nieuwsbrieven en updates brengt Provincie West-Vlaanderen jou op de hoogte van nieuws over Kenniswest en haar activiteiten of kan je je inschrijven voor dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse persoonlijke updates. Voor dit laatste worden je aangevinkte interessegebieden bijgehouden. Je kan je steeds via Mijn Account uitschrijven of je interessegebieden wissen.

Evenementen:
Provincie West-Vlaanderen organiseert in het kader van KennisWest overleg, studiedagen, infosessies en -beurzen. Om je uit te kunnen nodigen voor deze evenementen hebben we jouw gegevens nodig. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens dus ook om je uit te nodigen voor deze activiteiten. Je kan steeds via Mijn Account aangeven dat je uitnodigingen voor evenementen van KennisWest niet meer wenst te ontvangen.

Deelnemerslijsten:
Als je deelneemt aan deze evenementen dan gaan we er van uit dat jouw naam, voornaam en organisatie mogen verspreid worden onder de andere deelnemers van het evenement, als dat zou bijdragen aan het opzet en het welslagen van het evenement. We doen dit bijvoorbeeld bij evenementen die specifiek gericht zijn op het netwerken en contacten leggen.

Mijn KennisWest:
We houden je bewaarlijst, opgeslagen zoekopdrachten, voorkeuren en interessedomeinen bij om het aanbod van informatie aan te passen op je persoonlijke omgeving Mijn KennisWest. Je kan bij het aanmaken van een account beslissen om geen voorkeuren in te geven of je voorkeuren te wissen.
Dan krijg je geen resultaten te zien op de persoonlijke Mijn KennisWest-pagina maar kan je wel gebruik maken van de andere mogelijkheden van een aangemelde gebruiker (abonnementen, meer leesrechten). Je kan ook steeds je bewaarlijst of opgeslagen zoekopdrachten wissen.

Functionaliteit van onze website:
Wij willen dat onze website goed werkt en dat je snel jouw informatie kan terugvinden. Daarom verzamelen we gegevens van bezoekers aan de hand van Google Analytics. Deze gegevens worden niet individueel verzameld maar we aggregeren deze gegevens in algemene rapporten.
We willen ook dat jouw bezoek aan onze website optimaal verloopt. Daarom werken we met cookies. Je kan via de instellingen van je browser verhinderen dat cookies worden gebruikt of dat je bepaalde waarschuwingen krijgt bij het installeren of verwijderen van cookies. Let op: als je geen cookies toelaat kan het zijn dat onze site niet optimaal werkt.
Lees alles over cookies in onze cookieverklaring.

Verbeterde bezoekerservaring:
Wij willen jouw bezoek aan de website zo optimaal mogelijk laten verlopen. Daarom werken we met Hotjar. Hiermee kunnen we het volgende doen: we bevragen de bezoekers vrijblijvend via een enquête en/of we volgen de bezoekers op de website via zogenaamde “heatmaps” en sessie opnames. Deze laatste technieken laten ons toe om te zien hoe een webpagina gebruikt wordt en kunnen ons dus inzichten geven om diezelfde webpagina anders en gebruiksvriendelijker op te maken. Wij hebben Hotjar zodanig ingesteld dat hiervoor alle persoonsgegevens weg gefilterd worden. Een verwerkersovereenkomst tussen Kenniswest en Hotjar maakt integraal deel uit de gebruikersovereenkomst. Alle informatie over hoe Hotjar omgaat met de GDPR kan je op deze pagina lezen.

Hoe verwerken we jouw persoonsgegevens?

Wij nemen alle technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van jouw gegevens veilig te laten verlopen en wij eisen van derden die jouw persoonsgegevens voor ons behandelen of verwerken dat zij hetzelfde doen. Toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt om ongeoorloofde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen en is alleen toegestaan voor die medewerkers die jouw gegevens nodig hebben om hun job uit te oefenen. Deze medewerkers zijn verplicht om discreet om te gaan met de gegevens en leven alle technische voorschriften na om de gegevens veilig te verwerken.

De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om onze dienstverlening te kunnen aanbieden.

Geven we jouw persoonsgegevens door aan derden?

Wij zullen nooit jouw gegevens meedelen aan derden, tenzij in volgende gevallen:

het is noodzakelijk voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie "Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?")
ze worden opgevraagd in het kader van de werking van een provinciaal agentschap dat het provinciaal beleid helpt realiseren
ze worden opgevraagd in het kader van een gerechtelijk onderzoek

Provinciale agentschappen:
Provincie West-Vlaanderen heeft een aantal agentschappen (autonomie provinciebedrijven) die het provinciaal beleid realiseren. Ook zij verwerken jouw persoonsgegevens volgens de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016. Hoe zij dat doen bekijk je best op hun website, waar specifieke privacyverklaringen staan:

Hosting en dienstenleveranciers:
Om jouw gegevens te verwerken gebruik we een aantal toepassingen of programma's. Een aantal van deze toepassingen staan bij externe dienstenleveranciers die hierin gespecialiseerd zijn. Sommige van die leveranciers hebben de toepassing ook ontwikkeld en doen voor ons het beheer van de toepassing. Zij treden dus op als verwerker in opdracht van de Provincie. Met deze leveranciers hebben we de noodzakelijke verwerkersovereenkomsten afgesloten. Dat wil zeggen dat zij eveneens zorgvuldig en correct omgaan met jouw persoonsgegevens en dat wij dit controleren.

Wat zijn jouw rechten en hoe kan je die uitoefenen?

Als betrokkene heb je bepaalde rechten en als Provinciebestuur willen we ervoor zorgen dat je deze eenvoudig kan uitoefenen. Je moet er wel rekening mee houden dat niet al deze rechten zomaar kunnen worden ingeroepen. Als overheidsinstantie hebben wij een aantal wettelijke verplichtingen en vervullen wij taken van algemeen belang en openbaar gezag, waardoor wij niet altijd kunnen ingaan op verzoeken om inzage, verbetering, wissen, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen de verwerking. In die zin zijn in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016 uitzonderingen voorzien. Een weigering van onze kant zullen we altijd motiveren.

Voor bepaalde verwerkingen heb je als betrokkene steeds het recht om kosteloos jouw toestemming in te trekken. Dit is het geval bij de nieuwsbrieven, waar je via een link in een nieuwsbrief kan uitschrijven. Ook bij uitnodigingen voor evenementen krijg je steeds via een link in het bericht de mogelijkheid om je uit te schrijven voor toekomstige uitnodigingen.

Als het niet gaat over nieuwsbrieven of uitnodigingen maar over andere verwerkingsactiviteiten waarbij jouw persoonsgegevens gebruikt worden, dan kan je over verschillende manieren je rechten uitoefenen:

INZAGE? Voor inzage in jouw gegevens:

Log in op de toepassing om jouw gegevens te bekijken.
Per brief: stuur je vraag per brief naar Functionaris voor Gegevensbescherming, Provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41 te 8200 Sint-Andries.
Per e-mail: stuur je vraag naar [email protected].

CORRECTIE, AANVULLING EN ANDERE VRAGEN? Voor alle andere vragen, in het bijzonder de correctie van foute gegevens over aanvulling van onvolledige gegevens:

Correctie van gegevens:
- Neem contact op met de beheerder van de toepassing.
- Verwijder de bestaande account en maak een nieuwe aan in de toepassing.

Let op: om jouw vraag te kunnen beantwoorden kan het zijn dat we een bewijs van jouw identiteit nodig hebben. Dit zal desnoods opgevraagd worden en achteraf vernietigd worden.

UITSCHRIJVEN VOOR NIEUWSBRIEVEN en UPDATES?
Uitschrijven voor een nieuwsbrief of een update kan je eenvoudig via je Mijn Account omgeving.

UITSCHRIJVEN VOOR BERICHTEN MET UITNODIGING VOOR EVENEMENTEN?
Uitschrijven voor berichten met uitnodiging voor evenementen kan je eenvoudig via je Mijn Account omgeving.

Waar kan je terecht als je niet tevreden bent met de manier waarop we omgaan met jouw gegevens?

We doen ons uiterste best om jouw persoonsgegevens correct te behandelen. Ben je niet tevreden met onze werkwijze, neem dan in de eerste plaats contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming. De contactgegevens vind je onderaan deze pagina.

Je hebt steeds het recht een klacht neer te leggen bij de Vlaamse Toezichtcommissie:

Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II Laan 15 bus 149
1210 Brussel
tel: +32 (0)2 553 20 85
e-mail: [email protected]

Vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Bel ons

0493 31 29 52

Mail ons

[email protected]